00:00:01: Herzlich willkommen zu unserem Podcast der Büchermacher.

00:00:04: Mein Name ist Reif Plenz, wir sind bei Folge dreieinhalbundfünfzig im Bereich WVLage-Büchermachenteil zweieinundertneunzig.

00:00:10: Ich bin Autor und Sprecher!

00:00:13: Ich starte heute eine längere Serie von rund sechzig Folgen die nicht separaten nummeriert werden zu Themen, die ich in meinen vielen Jahren als Unternehmensberater immer wieder bearbeitet habe.

00:00:25: Unternehemsberater für Verlage also Verlagsberater aber auch für NGOs und für Agenturen.

00:00:31: Ich habe drei Eingangsfragen, um das heutige Thema die Ziele einzuleiten.

00:00:37: Sind Sie manchmal ziellos im Leben oder kommen Ihnen Ihre Mitarbeitenden relativ viel los vor?

00:00:44: Beobachten Sie immer mal wieder dass sie oder ein anderer seine Meinung oder seine Richtung ändert?

00:00:50: Ja, das ist nie falsch aber es kann schwierig werden!

00:00:54: Und dann isst er ja noch als drittes Kennen Sie das?

00:00:57: Die Sprunghaftigkeit?

00:00:58: Ach ja, die kennt man natürlich.

00:01:00: Wenn man sich im kreativen Bereich bewegt sie ist durchaus positiv kann aber auch hinderlich sein oder wirklich zu Konflikten führen.

00:01:10: Diese drei Eingangsfragen sollen das Problemfeld andreuten wenn man über Monat- oder Jahren weg zu wenig Ruhe hat nicht vorwärts kommt Im Rückblick letztlich unzufrieden ist und zumindest in Phasenweise nicht sein eigenes Tempo seine eigene Qualität oder seinen eigenen Stil findet.

00:01:31: Ja, das gilt sowohl für Einzelkämpfer wie jede Privatperson, jeden Selbstständigen und es gilt natürlich in besonderer Art auch für Organisationen Und wie Eingangs erwähnt – das kann eine Agentur sein einer NGO.

00:01:46: In meinem Fall als Berater ist es fast immer ein Verlag gewesen Denn Sie wissen ich habe viele hundert Seminare und Weiterbildungen geleitet Und zu meinen Verlagskunden gehörten in der Summe, in zwölf Jahren etwa einhundert Verlage.

00:02:00: Kleine, mittler und große, die ich oft in mehrtägiger Arbeit kennengelernt habe – wirklich gut kennengelernet habe!

00:02:07: Aus diesem Erfahrungsschatz möchte ich schöpfen und möchte Workshops beschreiben, indem man gemeinsame Ziele erarbeitet.

00:02:14: Das ist unser heutiges Thema.

00:02:16: Gemeinsame Ziele Nein, mit Workshop meine ich nicht so etwas wie eine Quartalsversammlung oder eine Jahresversammelung die nach bestimmten Regeln schon seit vielen Jahren abläuft wie es eigentlich in jeder Firma üblich ist.

00:02:30: Ich mein auch nicht das jährliche Fest!

00:02:32: Ich meine eine Zusammenkunft ob man es dann Workshop nennt oder Werkstattgespräche oder wie auch immer... Eine Versammlung die gut vorbereitet durch einen externen Motorator geleitet wird.

00:02:43: Warum extern?

00:02:44: Dazu komme ich gleich.

00:02:45: Zur Vorbereitung gehört natürlich, dass man die anstehenden Themen bespricht und rechtzeitig eventuelle Fallstricke und persönliche Sorgen und Probleme vorher benannt bekommt.

00:02:57: Oder durch geschickte Fragen erfragt.

00:03:01: Es geht nicht um solche Workshops, die sich ausschließlich einem Thema widmen Sondern bei jedem Fachworkshop, den ich geleitet habe – welcher zum Beispiel ein technisches Thema haben kann oder ein organisatorisches – beginne ich mit Meterplanwänden und Kärtchen grundsätzlich mit den Zielformulierungen.

00:03:21: Das ist häufig innerhalb von dreißig bis fünfundvierzig Minuten erledigt weil es die Basis für das gemeinsame Arbeit in den einen bis drei Workshop-Tagen ist.

00:03:32: Heute aber möchte ich mich auf einen solchen Workshop konzentrieren oder auf eine solche Klausurtagung, die ein bis zwei Tage dauert und als Aufhänger zwar ein Fachthema hat.

00:03:41: Aber letztlich der Zieldefinition für die gesamte Firma dienen soll oder für Abteilungen.

00:03:47: Das ist der Schwerpunkt, der gemeinsam erarbeitet werden soll.

00:03:51: Je nach Größe der Firma sollten mindestens sieben bis zwölf Personen an diesem Workshop teilnehmen.

00:03:57: ist es eine größere Organisation, muss man eventuell mehrere Workshops durchführen und dann später die Ergebnisse zusammenführen.

00:04:06: Noch einmal vor dem Start müssen Konflikt- und Fallstrecke klar sein und sie müssen durch die einleitenden Worte von mir als Moderator auch vorsichtig benannt und im Zweifelsfall ausgeklammert werden.

00:04:20: Wie kann man nun die Ziele formulieren?

00:04:22: Das müssen nicht zwingenderweise ganze Sätze sein sondern es können auch durchaus Stichworte sein.

00:04:28: Ein paar Kriterien gibt es für alle Ziele.

00:04:30: Gute Ziele sind erstens klar und einfach formuliert, zweitens realistisch.

00:04:37: drittens erreichbar und terminierbar also fristen.

00:04:42: viertens messbar.

00:04:43: sie müssen also operationalisiert sein.

00:04:46: fünftens Sie müssen später in Teilschritte oder Teilziele unterteilt werden.

00:04:51: sechstens sie müssen finanzierbar sein.

00:04:54: Siebten alle Belange und Empfindlichkeiten müssen berücksichtigt werden, das heißt jeder muss jedem Punkt zumindest weitgehend zustimmen.

00:05:03: Punkt sechs Finanzierbar ist natürlich.

00:05:05: alle anderen Ressourcen müssen auch bedacht werden also Personalressourcen räumliche und ähnliche mehr etwa sieben Bedingungen für Ziele.

00:05:13: Werden die Dinge komplizierter bild ich Arbeitsgruppen zu Teilzielen die dann der Gesamtgruppe vorgestellt und von ihr verabschiedet werden müssen.

00:05:22: Das gleiche gilt für Detailfragen, etwa wie muss man alle Ressourcen bedenken und wie schafft man es zumindestens die Kosten einigermaßen abschätzen zu können.

00:05:32: Denn wir haben gehört Ziele müssen auch finanzierbar sein?

00:05:35: Tja das sollte man nicht aus dem Blick verlieren.

00:05:39: Ideal ist es wenn man die Fotos dieser Metaplanwende jedem Teilnehmer auf Handy oder Tablet zur Verfügung stellt Und am nächsten Tag, nachdem man eine Nacht darüber geschlafen hat sich noch einmal gemeinsam alle Details anschaut und die Ziele eventuell umformuliert oder in der Reihenfolge oder in den Detailhaftigkeit weiter bearbeitet.

00:06:03: Jetzt kommen wir zu dem möglichen Ergebnis.

00:06:04: sind die Zielen dann gut formuliert sollten sie in optisch schöner Form gestaltet und an einer zentralen Stelle ausgehängt werden oder vielleicht sogar nur als Visualisierung mit kleinen Stichworten in der Teelküche an einem zentralen Schrank ausgehängt werden.

00:06:21: Hierbei muss man sehr darauf achten keine zu großen psychischen Druck auf einzelne Personen und Abteilungen auszuüben, denn das kann wirklich in die Hose gehen!

00:06:33: Meine Erfahrungen nach sind solche Workshops sehr inspirierend.

00:06:37: sie lösen eine gewisse Euphorie aus mehrere Tage oder sogar Wochen.

00:06:44: Die Ernichterung des Alltags dämpfen jedoch jedes gute Ergebnis, aber wenn man die Ziele stark operationalisiert – verantwortliche Personen im Verlag benennen, die sich um die Erreichbarkeit kümmern – dann ist man schon sehr weit gekommen.

00:07:01: Zentraler Punkt ist es natürlich nach etwa einem Jahr wieder ein Follow-up Seminar zu machen und die Ziele weiterzuentwickeln, erreichte Ziele zu streichen.

00:07:10: Und so die Arbeitsgruppe motivieren, weiter an den ergänzten oder erweiterten Zielen zu arbeiten.

00:07:18: Zur Rolle des Moderators also in diesem Fall meine Person Für dem Moderator ist es wichtig dass man zu ihm ein gutes Vertrauen aufbauen kann Dass man seine Kompetenz anerkennt und das es keine Rivalität innerhalb des Verlages gibt und keine Konkurrenz zum Moderator.

00:07:37: Gegenseitige Rücksichtnahme aller Beteiligten ist ebenso selbstverständlich wie notwendig.

00:07:43: Als Moderator brauche ich eine besondere Klarheit, muss aber auch genügend empathie für einzelne Belange und Details haben können.

00:07:51: und das Ziel meines Seminars muss natürlich erreicht werden – auch wenn es nur ein Minimalziel ist!

00:07:57: Das geschieht durch die Verabredung des Anfangs, erwähnten durch den Auftrag und durch die Visualisierung aller Stichworte Erwähnten Ergebnisses die wir dann am Ende noch einmal gemeinsam besprechen.

00:08:09: Das ist ideal mit Meterplankärtchen und den Packpapier-Stellwänden gemeint, und es ist wirklich mit diesem Material gut machbar.

00:08:17: Ein Flipchart reicht auch, notfalls ein Whiteboard.

00:08:21: Digital sollte man sowas meines Erachtens nicht machen!

00:08:24: Das Ergebnis – alle Dinge der nächsten Wochen leiten sich letztlich aus diesen Zielen ab.

00:08:31: Hierzu braucht man häufig Zahlen und gute Argumente.

00:08:34: Und es wirkt sich im Zweifelsfall auf die Personalplanung, die Personalentwicklung, auf das Outsourcing und ähnliches aus – auch auf finanzen- und räumliche Dinge.

00:08:46: Das muss einem klar sein wenn gemeinsame Ziele verabredet werden dass diese in aller Regel selten kostenneutral sind.

00:08:54: Nun ja lautet das Ziel beispielsweise ein bestimmtes Prozentzahl an Kosten zu sparen!

00:09:00: Dann muss das von allen getragen werden können.

00:09:03: Und eventuell personelle Konsequenzen müssen realistisch sein.

00:09:08: Nach meiner Erfahrung gibt es durchaus Kapazitäten für Einsparungen, manchmal sogar relativ große.

00:09:14: Ich nenne ein Beispiel Ein mittelständischer Verlag hat beispielsweise zwanzig Mitarbeiter die teilweise in Teilzeit arbeiten.

00:09:21: Sie verfügen über etwa zwei tausend fünfhundert Arbeitsstunden im Monat.

00:09:25: Lautet das Ziel, fünf Prozent Personalkosten einzusparen?

00:09:29: müssen etwa seventy-fünf Arbeitsstunden eingespart werden.

00:09:33: Ja, und da reicht es schon wenn fünf Personen ihre Arbeitszeit im Monat möglichst unter Vermeidung von sozialen Härten also freiwillig je Monat fünfzehn Stunden einsparen, also beispielsweise von einer achtzig Prozent Stelle auf eine siebzig Prozent stelle gehen.

00:09:49: Sie glauben gar nicht wie leicht so etwas gehen kann oder dass jemand sagt, ich gehe mal für ein halbes Jahr in Sabbatical nächstes Jahr.

00:09:57: Dann hat man das Geld schon fast eingespart!

00:10:01: Es ist in der Tat kaum nachvollziehbar warum manche Verlage – und ich habe ja weit über hundert beraten – keine klaren Ziele haben oder die Ziele jeweils von den Abteilungsleitungen vorgeben werden.

00:10:14: Das heißt sie sind häufig nicht transparent oder sogar unbekannt und man holt die Mitarbeiter nicht in das gemeinsame Boot.

00:10:22: Tja, da braucht man sich nicht wundern wenn es nicht auf Anhieb funktioniert.

00:10:27: Wenn es hier und da knirscht oder wenn manche Dinge zu langsam sind, zu bürokratisch oder zu teuer Oder das Personen- oder Abteilung gegeneinander arbeiten Und so ein gewisses Chaos entsteht ja und das kennt ihr vielleicht von Firmen in denen er früher gearbeitet hat.

00:10:43: Erinnern Sie sich noch an meine Einleitung mit der Ziellosigkeit?

00:10:46: Mit dem Richtung wechseln und einer gewissen Sprunghaftigkeit.

00:10:49: All diese Dinge sind in einem Wirtschaftsbetrieb positiv auszunutzen und sollten nicht andere Personen ausgrenzen oder beeinträchtigen, das dann Führung verlangt.

00:10:59: Und natürlich auch die Gruppe selbst!

00:11:03: Das oberste Ziel eines Miteinanders ist bekanntlich Rücksichtnahme, Empathie und ein Mindestmaß an Vertrauen und Akzeptanz aller Kollegen und Kolleginnen untereinander – ich weiß Das heißt, Eulen nach Athen zu tragen und in ihrer Firma sieht das sicherlich relativ gut aus.

00:11:20: Aber manche Konflikte schwählen unter der Oberfläche... ...und bringen ein schlechtes Klima!

00:11:27: Das ist genau das Stichwort warum man einen solchen Workshop macht.

00:11:32: Klimaverbesserung.

00:11:35: In diesem Sinne freuen Sie sich auf die nächste und weitere Folgen.

00:11:39: Nächste Woche kommt also die Folge dreihundertsechzig im Bereich wie die Verlage Bücher machen Teil zweihundertneunzig auch wieder zu einem Beratungsthema.

00:11:48: Und Sie merken schon, das bezieht sich auf fast alle Lebens- und Arbeitsbereiche.

00:11:53: Kommen sie gut durch diese Woche, kommentieren sie gerne diesen Podcast und leiten Ihnen an Freunde und Bekannte weiter!

00:12:00: Aus Hamburg grüße ganz herzlich Ralf Blenz, Ihr Büchermacher & Unternehmensberater.

00:12:06: Auf Wiederhören.